image Burotec

PEPPOL 

 

Facturen sturen naar een overheidsdienst? Vermijd factuurfraude en verstuur veilig via Peppol. Dankzij ons eigen Peppol access point verstuurt u met onze facturatiesoftware veilig en digitaal facturen over het Europese Peppol-netwerk. Het gestandaardiseerde UBL-formaat zorgt ervoor dat facturen wereldwijd correct ingelezen en verwerkt kunnen worden. 

Het systeem is snel en veilig. Om te kunnen samenwerken met overheidsdiensten is factureren via Peppol nu al in verschillende Europese landen verplicht. Om aan Vlaamse overheidsdiensten te factureren, bent u sinds 2017 verplicht om uw facturen digitaal te versturen naar het Mercurius-platform. Zet met uw bedrijf zelf de stap naar digitalisering en ontdek het gebruiksgemak en de verschillende voordelen van de UBL-factuur en het Peppol-netwerk. 

 

Wat is Peppol? 

Peppol staat voor Pan-European Public Procurement On-Line, en is een beveiligd netwerk waarover bestanden, zoals een e-factuur in UBL-formaat, verstuurd moeten worden volgens een bepaald EDI-protocol. Peppol werd medegefinancierd door de Europese Commissie en 18 overheidsinstanties, om het purchase-to-pay-proces tussen overheidsinstanties en leveranciers te vereenvoudigen. Meer en meer landen verplichten het gebruik van het Peppol-netwerk voor het versturen van e-facturen. 

In België is bij het factureren aan Vlaamse overheidsinstanties Peppol al sinds 2017 de norm, maar ook in de rest van Europa verplichten meer en meer overheden het gebruik ervan. In Italië is het versturen van e-facturen via Peppol zelfs al verplicht voor B2B-facturatie. Belgische overheidsinstanties ontvangen hun UBL-bestanden via Mercurius, in Frankrijk gebruiken ze Chorus. Beide systemen hebben net als myBurotec hun eigen Access Point tot het Peppol-netwerk. Wilt u zelf een gratis e-factuur sturen naar een overheidsdienst of een ander bedrijf via het Peppol-netwerk? 

Hoe werkt Peppol?

Om facturen te ontvangen via het Peppol-netwerk, registreert u uw bedrijf met een unieke identificator bij een Access Point. In België gebeurt dit via het ondernemingsnummer, in Nederland via het KVK- of OIN-nummer, maar voor buitenlandse bedrijven gebeurt dit ook via het GLN-nummer. U registreert via een service provider, een softwareplatform of zelfs via API. Wanneer u een myBurotec-account aanmaakt, registreren we uw bedrijf automatisch via ons eigen Access Point. Andere softwarepakketten hebben hun eigen Access Point, of gebruiken een bestaand Access Point waarmee hun software verbonden is. Uiteraard kunt u slechts bij 1 Access Point tegelijk geregistreerd zijn. U kunt wel steeds eenvoudig uw registratie wijzigen. Meestal gaat dit automatisch als u van software of service provider verandert. 

Om facturen te versturen hoeft u niet eens geregistreerd te zijn. Via een service provider of software kunt u ook facturen versturen op het netwerk zonder dat u zich hoeft te registreren. U kunt dan wel zelf geen facturen ontvangen. 

Eenmaal verbonden, verzendt u als bedrijf uw facturen vanuit uw software via het beschermde netwerk naar andere ondernemers of overheidsdiensten op basis van hun unieke identificator (in België dus het ondernemingsnummer). U hoeft helemaal niet te weten via welk Access Point uw klant verbonden is en zelfs wanneer uw klant plots via een ander Access Point of software verbonden is, komen uw facturen steeds aan. 

Digitale facturen die via Peppol verstuurd werden, worden dus steeds verstuurd en ontvangen vanuit software die verbonden is met een Peppol Access Point. Dankzij het universele UBL-formaat worden ze door de ontvangende software 100% correct uitgelezen, waardoor ze gedeeltelijk of volledig automatisch verwerkt kunnen worden en digitaal kunnen worden bewaard. 

Facturen ontvangen

Hoe kan ik van leveranciers facturen via Peppol ontvangen?

Hoewel bedrijven eigenlijk zelf zouden kunnen controleren of u bent aangesloten bij Peppol, doen de meeste bedrijven dit helaas niet automatisch. U zult het hen dus zelf moeten vragen. Contacteer gerust uw contactpersoon of de klantendienst. Of neem eens een kijkje in de leverancierslijst van de Vlaamse Overheid. Deze bedrijven zouden al minstens Peppol moeten gebruiken. Alles wat ze nodig hebben is uw BTW-nummer (of een andere identificator waarmee u bij Peppol bent geregistreerd). 

Klanten van uw bedrijf die via Peppol facturen kunnen ontvangen, herkent u in myBurotec aan de groene Peppol-knop die beschikbaar wordt wanneer u een factuur aanmaakt. 

Daarnaast heeft u misschien ook nog leveranciers die wel digitale facturen maken en versturen, maar dat niet via Peppol doen. Deze kunt u eenvoudig laten doorsturen naar het e-mailadres van de snelle invoer. 

In de snelle invoer worden digitale facturen automatisch verwerkt, of ze nu via Peppol of via e-mail verstuurd werden. In tegenstelling tot gescande of pdf-facturen moet u de gegevens dus niet meer controleren. 

Waarom Peppol?

Waarom Peppol gebruiken? 

Het versturen van UBL-facturen over het Peppol-netwerk heeft verschillende voordelen. Ten eerste is het een beveiligd netwerk waartoe u enkel toegang krijgt via gecertificeerde Access Points. Het gesloten netwerk zorgt ervoor dat gevoelige financiële gegevens veilig kunnen worden uitgewisseld tussen bedrijven en overheidsinstanties. myBurotec heeft zijn eigen Access Point, waardoor u via ons facturatieplatform altijd op een veilige manier uw e-facturen kunt versturen. Daarnaast zorgt het gebruik van het UBL-formaat ervoor dat de documenten die u over het netwerk verstuurt, door alle software op dezelfde manier geïnterpreteerd en dus verwerkt worden. Hierdoor kan een groot deel van het facturatieproces geautomatiseerd worden. Dit zorgt niet alleen voor veel tijdswinst, maar verkleint ook de kans op fouten in het facturatieproces, omdat u bijvoorbeeld zelf geen betalingsgegevens meer moet overtypen. 

 

Extra

Wat kan ik nog meer doen met Peppol? 

Het Peppol-netwerk wordt niet alleen gebruikt om e-facturen te versturen. Ook andere financiële documenten zoals aanbestedingen kunnen over het netwerk verstuurd worden. Aangezien myBurotec zijn eigen Access Point heeft, kunt u ook onze Peppol-API gebruiken om andere documenten te versturen. Het is trouwens ook mogelijk om documenten te versturen vanuit uw eigen ERP. Vraag gerust om meer informatie over de API-mogelijkheden.